La guía completa para organizar un evento de speed dating

Introducción#

Esta completa guía de Fanciful contiene todo lo que necesitas saber para organizar un evento de speed dating exitoso usando Fanciful. La reproducción y difusión de esta guía está estrictamente controlada y protegida por derechos de autor.

Tómate el tiempo de leerla y asimilarla y evitarás muchos de los errores que pueden hacer que un evento salga mal.

Aunque hay mucho que leer, es importante recordar que organizar un evento de speed dating es un proceso sencillo y lógico. Aprende los pasos con antelación, sabe qué hacer cuando las cosas no van según lo previsto y ofrecerás la mejor experiencia posible a los participantes.

Con cada evento que organices irás adquiriendo más competencia y pronto crear eventos que funcionen bien se convertirá en algo natural. ¡Tú puedes hacerlo!

El proceso de speed dating#

Si se sigue el procedimiento correcto es posible organizar eventos de speed dating de alta calidad de forma consistente. Sigue cada uno de estos diez pasos y organizarás un buen evento cada vez.

El proceso

1. Preparación previa al evento
2. Montaje de la sala
3. Bienvenida y registro
4. Sentar a los invitados
5. Explicación del evento y comienzo
6. Primera mitad
7. El descanso
8. Segunda mitad
9. Procedimiento de cierre
10. Explicación final y despedida

1 - Preparación previa al evento#

Esta guía da por sentado que ya has conseguido asistentes para tu evento y que tienes una lista de invitados llena de personas esperando en tu cuenta de Fanciful. Consulta nuestras otras guías sobre cómo promocionar tu evento.

Si organizas un evento heterosexual, asumimos que tienes un grupo equilibrado (o casi equilibrado) de hombres y mujeres en tu lista de invitados. También que tu local es adecuado, está reservado y te espera para el gran día. ¡También tenemos una guía sobre selección de local!

Unas semanas antes de tu evento tendrás que conseguir algunos elementos esenciales para organizarlo. Muchos de estos artículos se pueden crear en casa con un ordenador y una impresora; otros se pueden comprar en Amazon. Necesitarás:

• Números de mesa
• Tarjetas de puntuación o papeles
• Lápices o bolígrafos
• Etiquetas con nombres
• Señalización de bienvenida y camisetas con la marca (opcionales)
• Campana de fin de cita

Números de mesa#

Tendrás que crear o comprar números de mesa para señalar cada mesa o posición de cita en tu local. Los números de mesa indican el orden en que los hombres se moverán entre las distintas citas en la sala y son un material imprescindible.

Algunos organizadores simplemente compran un paquete de números de mesa de estilo restaurante en Amazon o en un proveedor de hostelería, y otros prefieren hacerlos ellos mismos. Puedes hacerlos a mano o crear una versión con tu marca en el ordenador e imprimirla. Algunos se plastifican y doblan; otros los encargan a medida con su logotipo. También puedes encontrar gente en Etsy que te los haga. Sea cual sea el método que elijas, necesitarás números para marcar las posiciones de cita en tu evento.

Fanciful ofrece plantillas gratuitas en Word y Canva que puedes personalizar e imprimir tú mismo como usuario de Fanciful. Puedes optar por imprimirlos en una imprenta profesional o simplemente imprimirlos en casa y plastificarlos para que sean duraderos.

Necesitarás tantos números de mesa como citas máximas haya en tu evento. Por ejemplo, si asisten 10 hombres y 10 mujeres habrá 10 citas en tu evento. El número máximo práctico de speed dates es 20, así que te recomendamos preparar números del 1 al 20 antes de tu evento.

Tarjetas de puntuación y lápices#

Aunque es opcional, a muchos organizadores de eventos de Fanciful les gusta dar a sus clientes una tarjeta de puntuación para registrar a quién han conocido. De nuevo, proporcionamos plantillas personalizables, pero puedes diseñar la tuya fácilmente.

Tus clientes también pueden iniciar sesión en su cuenta de Fanciful e introducir directamente sus preferencias de Sí o No en la web si lo prefieren. Algunos clientes preferirán tomar algunas notas en papel para ayudarles a recordar a todos los que conocen. Te recomendamos tener al menos algunas a mano aunque no quieras repartirlas a todo el mundo.

A algunos organizadores les gusta tener bolígrafos diseñados con su marca con fines publicitarios. Otros simplemente compran cajas de bolígrafos o lápices normales al por mayor — la elección es tuya.

Etiquetas o insignias con nombres#

Las etiquetas o insignias con nombres son opcionales y su uso depende de tu preferencia. Algunos organizadores consideran que las insignias con nombres dan un aspecto más profesional al evento; otros creen que hacer que los invitados lleven una etiqueta puede hacerles sentir cohibidos. La elección es tuya.

De nuevo, proporcionamos una plantilla de Word que se puede personalizar con tu marca. Consulta la sección de recursos del anfitrión en tu cuenta.

Señalización de bienvenida, camisetas y más#

Vale la pena crear o mandar hacer un cartel de bienvenida para tu evento para darle un aire de profesionalidad. Algunos organizadores van más allá y encargan expositores de pie para reforzar la imagen de marca de su evento.

Del mismo modo, las camisetas con la marca son populares entre los anfitriones de speed dating, pero son completamente opcionales.

Por último, a algunos organizadores les gusta llevar decoración de mesas, velas y flyers impresos a sus eventos. Las opciones son infinitas, pero por experiencia las velas (reales o de LED) pueden dar un aspecto fantástico al evento para esas publicaciones y reels tan importantes en redes sociales.

Campana o silbato#

A algunos anfitriones les gusta señalar el final de cada cita haciendo sonar una campana. Una campana de recepción de pulsador es buena para este fin, ya que el sonido es suave pero se escucha bien.

2 - Montaje de la sala#

Debes asegurarte de que tu local luzca lo mejor posible antes de que empiece el evento. Coloca mesas y sillas en parejas para cada cita distribuidas por la sala. Asegúrate de que la gente pueda moverse fácilmente entre posiciones y de que haya un espacio razonable entre las mesas. Vale la pena tomarse el tiempo de que el local luzca lo mejor posible y de que la disposición sea adecuada para el speed dating. Aquí tienes algunos puntos a tener en cuenta.

• Asegúrate de que todas las mesas estén limpias, sin vasos vacíos ni desorden, y de que la sala esté limpia y ordenada.
• La iluminación es importante, así que asegúrate de que no haya demasiada luz ni demasiada oscuridad y pide al dueño del local que la ajuste donde sea necesario.
• Las mesas y sillas están rectas y distribuidas de manera uniforme en la medida de lo posible, lo que permite a los clientes moverse libremente entre posiciones.
• La música de fondo suena a un nivel lo suficientemente bajo como para permitir una conversación fluida.
• Si las usas, las velas están encendidas y colocadas en el centro de las mesas. Esto puede crear una atmósfera fantástica.
• Los números de mesa están colocados de forma lógica para crear un circuito de mesas fácil de recorrer.
• Los números de mesa están centrados en la mesa, asegurándose de que todos puedan ver fácilmente cuál es la siguiente.
• Coloca los números de mesa de forma que el número más alto (por ejemplo, el n.º 15) esté cerca del más bajo (por ejemplo, el n.º 1) siempre que sea posible. Cuando los invitados hayan tenido la cita en la mesa con el número más alto, tendrán que moverse a la mesa n.º 1, así que ayúdales a encontrarla fácilmente.
• Si hay barra y va a estar abierta, ¿está el camarero listo? ¿Estará preparado para atender desde la hora de apertura de puertas? Asegúrate de que todo el personal del local conozca tus tiempos y expectativas.
• Recorre las mesas. ¿Podrán los chicos moverse de mesa en mesa fácilmente? ¿Hay suficiente espacio entre mesas? ¿Está siempre claro adónde ir a continuación?
• Elige tu zona de registro. Debe estar lo más cerca posible de la entrada de los invitados. Las hojas de puntuación y los lápices deben estar ordenados. Tu bolso, abrigo, etc. deben estar guardados fuera de la vista de forma segura.
• ¿Tiene la sala el mejor aspecto posible?

Tu objetivo es tener el local montado 30 minutos antes de la hora de llegada prevista.

Zona de registro

Elige un lugar lo más cerca posible de la entrada de la sala donde tengas espacio para colocar las hojas de puntuación y los lápices. Los invitados deben poder verte claramente cuando llegan por primera vez y debe ser obvio que eres tú quien gestiona el evento.

Esto es importante porque la gente ha comprado entradas para un evento. Si no hay nadie que les reciba al llegar, les explique el proceso y les registre, no dará la sensación de ser una ocasión bien organizada y profesional.

3 - Bienvenida y registro#

Inicia sesión en el área del organizador en Fanciful, selecciona el evento y abre la lista de invitados del evento.

Cuando lleguen, recibe a tus invitados con calidez y profesionalidad, con contacto visual y una sonrisa.

Preséntate como el anfitrión y haz clic en “registrar entrada” junto a su nombre en la página de registro de tu área de Organizador de Fanciful para ese evento. Hacer esto activa el matching post-evento para ese invitado y también genera un número de identificación único para cada invitado, por lo que es un paso imprescindible.

Escribe su nombre y el número de ID asignado en la tarjeta de puntuación y entrégasela junto con un lápiz. Diles que explicarás el formato del evento en breve y que comenzarás una vez que hayan llegado todos. Explícales que pueden sentarse donde quieran hasta que empiece el evento.

Notas importantes:

Es imprescindible que todos tus invitados estén registrados en el sistema de registro de Fanciful, incluso si llegan tarde. Sin esto, no figurarán en el sistema de matching y no podrán hacer match ni enviar mensajes a nadie que conozcan.

Evita responder demasiadas preguntas de los invitados durante el proceso de registro. Tu prioridad es registrar a todo el mundo lo más rápido posible. Diles que explicarás cómo funciona al grupo en su conjunto en breve.

Invitados que llegan solos

Los invitados que llegan solos, especialmente las chicas, suelen agradecer que se les presente a otros grupos para no tener que esperar solos. Haz lo posible por ser acogedor y servicial.

Llegadas tardías y eventos retrasados

Ocasionalmente tendrás llegadas tardías y no podrás comenzar el evento. Esto es especialmente difícil si hay un desequilibrio de género. Si todavía estás esperando a varias personas pasada la hora de inicio, debes anunciar al grupo que el comienzo del evento se retrasará mientras esperas a los rezagados. La comunicación con los invitados es fundamental en este momento.

No es aconsejable retrasar el inicio más de 10-15 minutos.

Si alguien llega justo después de que haya comenzado el evento, regístralo, dale una tarjeta de puntuación y siéntalo donde corresponda.

4 - Sentar a los invitados#

Cuando estés listo para comenzar el evento, es buena idea sentar al grupo antes de explicar el formato. Esto te permite ser escuchado fácilmente por todos.

Recuerda que puedes personalizar esto como creas conveniente, pero empieza con algo como:

“Hola y bienvenidos. Me llamo [TUNOMBRE] y soy vuestro anfitrión para el evento de speed dating de esta noche. Vamos a comenzar ahora, así que por favor que todos tomen asiento en una de las mesas numeradas alrededor de la sala. Las mujeres en los asientos del interior y los hombres en el exterior. Una vez que todos estéis sentados en el lugar correcto, os explicaré cómo funciona esto.”

En este momento, debes asegurarte de que haya una mujer y un hombre sentados en todas las mesas en parejas, ocupando el mayor número de mesas posible en la sala. Asegúrate de que la mujer esté sentada en el asiento de más difícil acceso en cada mesa, ya que generalmente no será ella quien se mueva.

Asegúrate de haber llenado, en la medida de lo posible, los asientos con parejas, y menciona a cualquier persona que esté sentada sola que irás a hablar con ella en breve.

5 - Explicación del evento y comienzo#

Suponiendo que el grupo esté correctamente sentado, tendrás que captar la atención de todos de nuevo y dar la explicación del evento de la forma más clara posible a la sala.

“¿Podéis prestarme atención de nuevo?

En breve vais a conocer a todo el mundo en citas rápidas de cuatro minutos. En el caso de las mujeres, permaneceréis en vuestra mesa durante toda la noche. Chicos, os moveréis por las mesas en orden numérico cuando yo dé la señal después de cada cita — por favor moved rápido para no retrasar a los que vienen detrás.

Tenéis una tarjeta de puntuación para llevar la cuenta de a quién habéis conocido esta noche. Cuando conozcáis a alguien por primera vez, pedid su número de ID y escribidlo en vuestra tarjeta. Luego, al final de cada cita, decidid si vuestra cita es un SÍ o un NO y tomad algunas notas para ayudaros a recordarla.

Introduciréis estas preferencias en vuestra cuenta en la web de Fanciful para descubrir con quién habéis hecho match.

El speed dating es un juego de dos mitades. Al final de la primera mitad tendremos un breve descanso para que podáis rellenar las copas.

Vuestra primera cita comienza ahora.”

En este momento debes iniciar tu primer temporizador de 4 minutos para cronometrar la primera cita. Observa al grupo. Fíjate en qué hombre está sentado en la mesa con el número más alto de la sala, ya que es posible que necesite que le recuerden que debe ir a la mesa n.º 1 al final de la cita. Mucha gente usa el cronómetro del móvil como temporizador, ya que es fácil perder la noción del tiempo. ¡Cuatro minutos no es mucho!

Vale la pena anotar el número de citas que has anunciado para no perder la cuenta de cuántas han completado los invitados. Decide en qué momento harás el descanso y cuánto durará.

Fin de la primera cita#

Cuando se acabe el tiempo, señala el final de la cita haciendo sonar tu campana y pidiendo a los chicos que pasen a la siguiente mesa en orden numérico.

Algunos chicos serán lentos en hacerlo, ¡siempre los hay! Identifica a los rezagados, dales un toque en el hombro con amabilidad y pídeles que se muevan para mantener el evento dentro del horario previsto.

Comprueba que el chico en la mesa con el número más alto se ha movido a la cita número uno.

A pesar de la sencillez, algunos chicos conseguirán perderse, intentarán sentarse en la mesa equivocada o moverse fuera del orden numérico. Tu trabajo como anfitrión es observarlos y asegurarte de que todos vayan al lugar correcto. Normalmente cogen el truco después de un par de citas.

6 - La primera mitad#

Duración de las citas

El tiempo real de cada cita depende del número de citas en ese evento. Si el evento tiene 17-20 citas, da 4 minutos. De 14-17, da 4,5 minutos. De 10-14 citas, da 5 minutos. 10 citas o menos, da 6 minutos. La mayoría de la gente usa una aplicación de cronómetro para llevar la cuenta.

Personas solas

Es poco probable que todos los que han comprado una entrada para tu evento se presenten, lo que puede causar un desequilibrio entre el número de hombres y mujeres en la sala. Esto es un resultado muy probable.

Cuando hay un desequilibrio, el género con el número menor de asistentes tendrá que saltarse algunas citas. Por ejemplo, cuando hay dos hombres menos que mujeres, cada mujer tendrá que pasar dos duraciones de cita sentada sola.

Durante estas citas es trabajo del anfitrión hablar con cualquier persona en esta situación durante el proceso del evento y explicarle por qué está esperando.

7 - El descanso#

Anuncia el descanso una vez que hayas llegado al punto de la mitad que tenías previsto.

“Ya hemos llegado al punto de la mitad del evento de esta noche, así que vamos a tener un descanso de 10 minutos. Por favor coged algo de beber y os veo de vuelta aquí en 10 minutos para la segunda mitad.”

Recomendamos encarecidamente ofrecer solo un descanso muy breve para mantener el ritmo.

Después de 5 minutos, circula para avisar a la gente de que quedan 5 minutos para que empiece la 2ª mitad. Es importante mantener el evento dentro del horario previsto.

8 - La segunda mitad#

Cuando termine el tiempo del descanso, anuncia el comienzo de la segunda mitad y pide a la gente que vuelva a sus asientos.

“Ahora vamos a comenzar la segunda mitad del evento de esta noche. Chicas, por favor volved a los asientos donde estabais antes y chicos, por favor moved un mesa. En cuanto todos estéis sentados, comenzará la segunda mitad.”

La segunda mitad continúa igual que la primera. Lleva la cuenta del número de citas completadas en papel para saber cuándo terminar el evento.

Hay que tener en cuenta que en ocasiones algunas personas se irán del evento en el descanso de la mitad. No podemos hacer mucho al respecto, pero si ves a gente dirigiéndose a la salida vale la pena intentar retenerlos. Explícales que si se van, arruinarán el formato del evento para todos los demás asistentes.

A veces los convence para quedarse y te facilita mucho la vida como anfitrión.

9 - Procedimiento de cierre#

Durante la última cita, recoge todos los números de mesa y guárdalos.

10 - Explicación final#

Cuando hayas llegado al final de la última cita, haz sonar tu campana tres veces. Asegúrate de tener la atención del grupo y da el discurso de cierre.

“Esa ha sido la última cita del evento de speed dating de esta noche. Espero que hayáis tenido una gran experiencia y que hayáis conocido a personas con las que queráis volver a quedar. Ahora os voy a explicar cómo vais a saber con quién habéis hecho match.

A partir de ahora podéis iniciar sesión en Fanciful en cualquier momento para introducir vuestras preferencias sobre las personas que habéis conocido esta tarde.

Veréis una lista de todos, en Mis Eventos. Simplemente marcadlos como un sí o un no y guardad cada elección.

Por favor haced vuestras selecciones antes de las 17:00 de mañana, ya que a esa hora publicaremos vuestros matches mutuos y podréis enviarles mensajes a través de la app.

Haréis match con cualquiera que hayáis marcado como sí y que os haya marcado a vosotros también como sí. Mañana os enviaremos un correo electrónico que explica todo en detalle.

Gracias de nuevo por venir esta noche y por favor quedaos a tomar unas copas en la barra. Si tenéis alguna pregunta, estaré por aquí un rato para ayudaros.

¡Gracias!”

Cierre y comentarios

Después del evento es normal que los invitados tengan algunas preguntas. Querrás permanecer en el local un rato para hablar con ellos.

Vale la pena pedir comentarios sobre el evento en este momento. Puedes aprender mucho de las experiencias de tus clientes.

Notas de orientación#

Responsabilidades del anfitrión

• Todos queremos dar a los clientes la mejor experiencia posible en nuestros eventos, así que asegúrate de que tus eventos estén organizados de forma profesional y de que todos se vayan con la sensación de haber asistido a algo que vale la pena y que recomendarán a sus amigos.
• Es responsabilidad del anfitrión asegurarse de que los eventos se desarrollen correctamente y de manera eficiente. Todos los asistentes deben entender perfectamente el proceso del evento y pasarlo bien. Deben irse sabiendo exactamente cómo funcionará el sistema de matching y qué ocurrirá a continuación.

Pertenencias de los invitados

• Puede que te pregunten si hay guardarropa. Si no hay uno disponible, bajo ninguna circunstancia ofrezcas guardar abrigos y bolsos. La mejor respuesta es algo como “No hay guardarropa aquí, pero yo dejo mis cosas en XXX y tenemos el local reservado de forma privada”.

No quieres ser responsable si desaparece algún objeto de valor.

Código de vestimenta del anfitrión

• Los anfitriones deben ir bien presentados y vestidos de forma smart casual. Para los hombres, son aceptables unos pantalones o vaqueros elegantes con una camisa planchada. Se prefiere una chaqueta o blazer. Para las mujeres, son aceptables unos pantalones o vaqueros elegantes, una falda con un top. Se prefieren zapatos de cuero o zapatillas elegantes.
• No son aceptables los pantalones cortos, camisetas/camisetas de tirantes y polos, ropa deportiva, gorras, vaqueros rotos, sudaderas con capucha ni cualquier cosa demasiado informal.
• El objetivo es un look elegante/con estilo pero no excesivamente formal.

Puntualidad

• Los anfitriones deben llegar a tiempo al local del evento, no más tarde de 30 minutos antes de la hora de inicio. Los retrasos no son aceptables.
• La puntualidad en el evento es extremadamente importante para mantener el profesionalismo de los eventos que organizamos. Debes vigilar de cerca el tiempo asignado a cada cita configurando un temporizador o anotando la hora de inicio de cada cita. No confíes en la memoria.
• Además, lleva la cuenta del número de cita en el que estás anotando cada una en papel cuando empieces una nueva cita.

Dirigirse al grupo

• Por obvio que parezca, es imprescindible captar la atención de todos cuando vayas a dirigirte al grupo. Bajo ninguna circunstancia empieces tu explicación con participantes que todavía estén hablando, ya que esto resultará en que parte del grupo no escuche el mensaje. La comunicación es uno de los factores más importantes para el éxito de un evento.

Quejas

• Si recibes una queja, haz lo posible por calmar al cliente y sé cortés. Toma nota de todos los detalles de la queja para actuar al día siguiente.

Profesionalismo

• Los anfitriones nunca deben emborracharse, pedir datos de contacto o redes sociales a los clientes ni actuar de ninguna forma poco profesional durante o después de un evento.
• Los descansos para fumar durante las citas individuales de speed dating o en los descansos son aceptables siempre que no retrasen ni afecten al desarrollo del evento.

Y por último

• Aunque la mayoría de los eventos van bien, con la mejor voluntad del mundo algunos no salen como se esperaba. Algunas personas no se presentarán, las ventas pueden ir despacio y surgirán imprevistos. Simplemente intenta mantener la calma lo mejor que puedas y haz tu mejor esfuerzo por dar una buena imagen y mantener a todos contentos.

P. D. Una nota sobre la personalidad.

Este es TU evento. TÚ eres el anfitrión y la gente debe verte como tal. Intenta equilibrar la autoridad con el humor. No debe haber ninguna duda de que TÚ estás al mando.

Te animamos a ser dinámico, divertido y adaptable a tu manera. Tus eventos deben ser consistentes y profesionales, y si se siguen los puntos y sugerencias anteriores — ¡lo serán!

¡Mucha suerte y, sobre todo, DISFRÚTALO!

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