Cómo organizar tu evento de speed dating: guía paso a paso para la noche del evento

Esta es la guía para la noche de tu evento de speed dating: qué hacer, en qué orden y con los guiones para el presentador. Imprímela, hazle una captura o tenla abierta en el móvil: está escrita para que puedas seguirla el día del evento sin necesidad de releerla entera de antemano.

Para la parte estratégica (precios, marketing, convertirlo en un evento habitual) lee La guía completa para organizar un evento de speed dating. Para elegir el local, consulta Cómo elegir un buen local para speed dating.

Ámbito de aplicación. Esta guía cubre un evento de speed dating mixto (hombres y mujeres) heterosexual. Los eventos del mismo sexo funcionan de forma diferente y no están cubiertos aquí.

La noche de un vistazo#

Un evento típico de 20 personas requiere unas dos horas de preparación y presentación, además del evento en sí. Ajusta los tiempos a tu ventana de acceso al local.

El modelo de asientos#

Memoriza esto una vez y toda la noche se rige por ello.

• Las mesas están numeradas, una por cada mujer esperada. Colócalas formando un circuito obvio (por ejemplo, en el sentido de las agujas del reloj alrededor del salón).
• Las mujeres permanecen en la misma mesa toda la noche. Nunca se mueven.
• Los hombres cambian de mesa en orden numérico al final de cada ronda (mesa 1 → 2 → 3 …).
• Cuando un hombre llega al número de mesa más alto en uso, vuelve a la mesa 1.
• La primera mitad termina en la cita del punto intermedio. Con 12 mujeres, el descanso es tras la cita 6.
• En la segunda mitad, los hombres reanudan una mesa más adelante desde donde lo dejaron y siguen rotando hasta haber conocido a todas las mujeres.

Si llegan más hombres que mujeres, los sobrantes esperan en cola fuera de la rotación e incorporarse en cuanto se libere la mesa 1 al cambiar de ronda. Las reglas completas están en el apartado de desequilibrios más adelante.

T −2 h: montaje del local#

Llega con tiempo suficiente para no estar agobiado cuando llegue el primer asistente.

• Coloca los números de mesa correspondientes al número de mujeres esperadas. Crea un circuito obvio para que el movimiento entre mesas sea intuitivo.
• Comprueba las sillas: dos por mesa, frente a frente.
• Verifica las líneas de visión: los hombres deben poder mirar alrededor y ver cuál es la siguiente mesa.
• Decide dónde te colocarás para llamar el final de cada cita. Necesitas un punto desde el que toda la sala pueda oírte.
• Prueba la señal que usarás para terminar cada cita (una campanita, una alarma del móvil, tu voz). Pruébala ahora, no la noche del evento.
• Avisa a la barra. Diles que preferirías que no sirviesen durante las citas y que estén ocupados en el descanso.

T −1 h: últimas comprobaciones#

Repasa esta lista en orden. Ve tachando cada elemento.

• Herramientas del organizador de Fanciful abiertas en el móvil o el portátil, con sesión iniciada y el evento de esta noche seleccionado.
• Lista de asistentes en el móvil cargada: la pantalla de registro con un botón junto a cada nombre.
• Cronómetro o temporizador elegido y probado para una cuenta atrás de 4 minutos.
• Señal de fin de cita al alcance de la mano.
• Bolígrafos de sobra por si has ofrecido hojas de puntuación.
• Números de mesa sobrantes reservados por si llegan menos mujeres de lo previsto.
• Una bebida para ti en algún sitio donde puedas cogerla. Se te va a secar la garganta.
• Móvil en silencio, pero visible: estarás mirando la hora y la lista constantemente.

T −30 min: mientras llegan los asistentes#

• Da la bienvenida a cada asistente por su nombre si puedes. Sonríe. Están nerviosos.
• Abre las herramientas del organizador de Fanciful y pulsa el botón de registro junto al nombre de cada asistente al llegar.
• Anímales a pedir una bebida y charlar mientras se reúne el resto del grupo.
• Intenta tener un número aproximadamente igual de hombres y mujeres registrados.
• Vigila la puerta durante los últimos 5 minutos: los rezagados son normales.

Gestionar desequilibrios y ausencias#

Menos mujeres de lo esperado. Antes del discurso de introducción, retira los números de mesa sobrantes del salón. El número de mesas en uso debe ser igual al número de mujeres presentes, o los asistentes se confundirán y la rotación se romperá.

Menos hombres de lo esperado. Algunas mujeres tendrán una ronda sin nadie sentado frente a ellas. Menciónalo en tu introducción (“puede haber alguna ronda en la que tengas un pequeño descanso; aprovecha para pedir algo”). Intenta distribuir estas pausas de forma equitativa a lo largo de la rotación en lugar de concentrarlas en una misma mesa.

Rezagados (después del discurso de introducción). Incorpóralos en el siguiente cambio de ronda. No pares el ritmo del salón.

Ausencias. Trátalo como si hubiese menos asistentes de ese género: retira o salta mesas como se indica arriba. No esperes más de 10 minutos después de la hora de inicio.

T 0: llamar al orden#

Capta la atención de todos y lee el discurso de introducción. El texto de abajo es el que funciona: siéntete libre de sustituir el nombre, pero mantén la estructura: saludo → sentar → explicar las reglas → empezar.

“¡Hola y bienvenidos! Me llamo Ana y soy vuestra presentadora para el evento de speed dating de esta noche. Vamos a empezar ahora, así que ¿podéis todos tomar asiento en una de las mesas numeradas del salón? Las chicas, por dentro; los chicos, por fuera. Cuando todos estéis sentados en el lugar correcto, os explicaré cómo funciona.”

(Pausa mientras se sientan.)

“En breve conoceréis a todos los participantes en citas de apenas cuatro minutos. Hemos comprobado que cuatro minutos es el tiempo perfecto para decidir si queréis conocer mejor a alguien, y tampoco es demasiado si no es el caso.

Las chicas, permaneceréis en la misma mesa toda la noche. Los chicos, moveréis de mesa en mesa por orden numérico cuando yo señale el final de cada cita. Tenéis que avanzar rápidamente para no retrasar a los que van detrás.

Tomad nota mental de todos con quienes queráis volver a quedar, porque después del evento entraréis en nuestra web para indicar con quién queréis hacer match, y vuestros matches mutuos se publicarán mañana a las 17:00. Haremos una breve pausa a mitad del evento para que podáis rellenar las bebidas. ¡Espero que lo paséis genial y que empiece vuestra primera cita!”

La primera mitad: gestionar la rotación#

En el momento en que digas “que empiece vuestra primera cita”, pon en marcha el cronómetro.

• Cada cita dura 4 minutos. No cedas a la tentación de alargarla aunque el salón esté animado: el horario se te irá de las manos.
• Al final de cada 4 minutos, haz sonar la señal y llama claramente: “¡Tiempo! Chicos, avanzad a la siguiente mesa.”
• Espera unos 30 segundos para que se muevan y se acomoden antes de iniciar el siguiente temporizador.
• Lleva la cuenta de en qué número de cita vas. Una lista en papel o en el móvil es perfecta. Esto es lo que más probabilidades tiene de salir mal si no prestas atención.
• Si hay hombres extra, esperan fuera de la rotación en orden numérico. En cuanto la mesa 1 quede libre al cambiar de ronda, el siguiente hombre en espera se incorpora.

Punto intermedio. Con n mujeres, la primera mitad termina al final de la cita n/2. Con 12 mujeres → descanso tras la cita 6; con 16 mujeres → tras la cita 8. Anuncia el descanso con claridad:

“Hemos llegado al punto intermedio. Vamos a hacer una pausa de 10 minutos. Aprovechad para pedir una bebida y continuaremos a las (hora). Chicas, quedaos en vuestra mesa cuando volvamos. Chicos, moveréis una mesa más adelante desde donde os hayáis quedado.”

El descanso#

• 10–15 minutos es el tiempo ideal. Más tiempo y la energía se apaga; menos y la gente no llega a la barra.
• Aprovecha el descanso para revisar la temperatura del salón (literalmente: el calor excesivo es una queja habitual), reponer tu propia bebida y echar un vistazo a las herramientas del organizador de Fanciful para confirmar que la lista de registro está correcta.
• Anuncia el fin del descanso 2 minutos antes de reanudar para que la gente vuelva poco a poco.

La segunda mitad#

• Todas las mujeres vuelven a sus asientos originales.
• Todos los hombres avanzan una mesa más respecto a donde estaban al empezar el descanso. (Si un hombre estaba en la mesa 5 al llegar el descanso, reanuda en la mesa 6.)
• Reinicia la rotación como antes: 4 minutos por cita, señal al final.
• Continúa hasta que cada hombre haya conocido a cada mujer.

T +Y: cerrar el evento#

Tras la última cita, capta la atención del salón y lee el discurso de cierre. Esta parte es importante: el flujo de matches post-evento solo funciona si los asistentes saben qué tienen que hacer.

“Esa ha sido la última cita del evento de speed dating de esta noche. Espero que hayáis disfrutado de la experiencia y que hayáis conocido a personas con quienes queréis volver a quedar.

Ahora os voy a explicar cómo descubriréis vuestros matches. Ya podéis iniciar sesión en la web de Fanciful para introducir vuestras preferencias sobre las personas que habéis conocido esta noche. Aseguraos de tener vuestra foto subida al perfil para que todos sepan quiénes sois.

Simplemente elegid quién es un Sí, un No o un Amigo/a. Tenéis que hacerlo antes de las 17:00 de mañana, cuando os enviaremos vuestros matches mutuos.

Harás match con quienes hayas marcado con Sí si esa persona también te marca a ti con Sí.

Un match de Amistad se produce cuando tú y esa persona os marcáis mutuamente como Amigo/a. No harás match con nadie a quien hayas marcado con No.

Mañana os enviaremos un correo electrónico que explica todo en detalle. ¡Muchas gracias por participar y buenas noches!”

Después del evento#

Esta noche, antes de irte a casa.

• Da las gracias al personal del local. Son la razón por la que puedes repetir el mes que viene.
• Confirma en las herramientas del organizador de Fanciful que todos los asistentes han sido registrados. Quien no aparezca no participará en el sistema de matching.
• Haz una o dos fotos del salón vacío: son contenido perfecto para la publicación en redes del día siguiente.

Mañana, antes de las 17:00.

• Fanciful publica los matches mutuos automáticamente a las 17:00.
• Hasta ese momento, los asistentes pueden iniciar sesión, ver con quién se han encontrado y marcar a cada persona como Sí / No / Amigo/a.
• Después de las 17:00, las selecciones se bloquean y se envía un correo electrónico a cada asistente con sus matches.
• No necesitas hacer nada para activarlo, pero conviene abrir el panel de control hacia las 16:00 para comprobar que nadie sigue apareciendo como no registrado.

Cuando algo sale mal#

Al menos uno de estos casos te ocurrirá en algún momento. Afróntalos con una sonrisa y la noche sigue adelante.

• Llega un gran desequilibrio de género. Si un género supera ampliamente al otro, organiza el evento con el número menor estableciendo el recuento de mesas. Discúlpate con el lado sobrante y ofrece un reembolso parcial o una plaza gratuita en el próximo evento. No intentes “arreglarlo” sobre la marcha: mantén la rotación limpia.
• Un asistente llega muy tarde. Incorpóralo en el siguiente cambio de ronda. Si ha pasado más de la mitad del evento, ofrécele un reembolso o una plaza gratuita la próxima vez; no interrumpas la rotación.
• Un asistente se comporta mal. Llévatelo aparte entre rondas. Sé amable, breve y firme. Si continúa, pídele que se vaya y reembolsale después. La comodidad del resto de tus asistentes es lo primero.
• Falla el equipo. El móvil se queda sin batería, la campanilla se rompe. Usa tu voz y un aviso claro (“¡Tiempo!”): el salón puede oírte perfectamente. No necesitas tecnología para gestionar la rotación.
• Alarma de incendios o evacuación. Pausa el evento, evacua según las instrucciones del local y reanuda cuando se permita volver a entrar. Añade el tiempo perdido al horario: terminaréis un poco más tarde, pero la noche sigue en pie.
• Pierdes la cuenta del número de ronda. Pregunta al salón: “Perdonad, comprobación rápida: ¿en qué cita vamos?” Alguien lo sabrá. Es mejor eso que hacer una ronda de más.

Continúa leyendo#

• La guía completa para organizar un evento de speed dating — la visión global: precios, horarios, convertirlo en una noche habitual.
• Cómo elegir un buen local para speed dating — qué buscar y cómo negociar.
• Promocionar tu evento de speed dating en redes sociales — llenar el aforo.

La guía completa sin abreviar, incluida la configuración del back-end de tus eventos, está disponible en el área de Herramientas del Organizador para los Creadores de Eventos Fanciful aprobados. Tu experiencia crecerá con cada evento que organices: para el tercero o cuarto, esta guía de noche será algo automático.