Organiser votre speed dating : déroulé pas à pas

Voici le déroulé pas à pas du soir de votre speed dating : ce que vous faites, dans quel ordre, avec les scripts d’animation à lire à voix haute. Imprimez-le, faites-en une capture d’écran, ou gardez-le ouvert sur votre téléphone — il est écrit pour que vous puissiez le suivre le soir J sans avoir à le relire en entier d’abord.

Pour la partie stratégique (tarification, marketing, montée en régime vers un événement régulier), voir Le guide complet pour organiser un speed dating. Pour le choix du lieu, voir Choisir un lieu pour un speed dating.

Cadre. Ce guide couvre un speed dating mixte (hommes et femmes) hétérosexuel. Les événements en non-mixte fonctionnent différemment et ne sont pas traités ici.

La soirée en un coup d’œil#

Un événement type de 20 personnes demande environ deux heures de mise en place et d’animation en plus de l’événement lui-même. Ajustez selon votre fenêtre d’accès au lieu.

Le modèle de placement#

Mémorisez ceci une fois et tout le reste s’enchaîne tout seul.

• Les tables sont numérotées, une par femme attendue. Disposez-les en circuit évident (par exemple dans le sens des aiguilles d’une montre autour de la salle).
• Les femmes restent à la même table toute la soirée. Elles ne bougent jamais.
• Les hommes se déplacent entre les tables dans l’ordre numérique à la fin de chaque tour (table 1 → 2 → 3 …).
• Quand un homme arrive à la table portant le numéro le plus élevé en service, il revient à la table 1.
• La première mi-temps se termine au rendez-vous de mi-parcours. Avec 12 femmes, la pause intervient à la fin du rendez-vous 6.
• En seconde mi-temps, les hommes reprennent une table plus loin que celle où ils étaient en partant en pause, et continuent la rotation jusqu’à avoir rencontré toutes les femmes.

Si plus d’hommes que de femmes se présentent, les hommes en surplus attendent en file hors rotation et entrent dès que la table 1 se libère — règles complètes dans la section déséquilibre ci-dessous.

H −2 h : mise en place du lieu#

Entrez avec suffisamment d’avance pour ne pas être stressé(e) quand le premier invité arrive.

• Placez les numéros de table correspondant au nombre de femmes attendues. Créez un circuit clair pour que le passage entre tables soit intuitif.
• Vérifiez les chaises : deux par table, en vis-à-vis.
• Vérifiez les lignes de vue : les hommes doivent pouvoir d’un coup d’œil identifier la table suivante.
• Décidez où vous vous tiendrez pour appeler les rendez-vous. Il vous faut un endroit d’où toute la salle peut vous entendre.
• Testez le signal de fin que vous utiliserez (clochette, alarme de téléphone, votre voix). Testez maintenant, pas le soir J.
• Briefez le bar. Dites-leur que vous souhaitez le service en retrait pendant les rendez-vous et soutenu pendant la pause.

H −1 h : vérifications finales#

Parcourez cette liste dans l’ordre. Cochez chaque point.

• Outils organisateurs Fanciful ouverts sur votre téléphone ou portable, connecté(e), avec l’événement du soir sélectionné.
• Liste mobile des participants chargée — l’écran de check-in avec un bouton à côté de chaque nom.
• Chronomètre ou minuteur choisi et testé sur un décompte de 4 minutes.
• Signal de fin de rendez-vous à portée de main.
• Stylos de secours au cas où vous proposeriez des fiches papier.
• Numéros de table en surplus mis de côté au cas où moins de femmes que prévu arriveraient.
• Une boisson pour vous-même à un endroit où vous pouvez la saisir. Vous aurez soif.
• Téléphone en silencieux, mais visible — vous regarderez l’heure et la liste en permanence.

H −30 min : à l’arrivée des invités#

• Accueillez chaque invité par son prénom si possible. Souriez. Ils sont nerveux.
• Ouvrez vos Outils organisateurs Fanciful et appuyez sur le bouton de check-in à côté du nom de chaque invité à son arrivée.
• Encouragez-les à commander un verre et à discuter pendant que le reste du groupe se rassemble.
• Visez à peu près le même nombre d’hommes et de femmes enregistrés.
• Gardez un œil sur la porte pendant les 5 dernières minutes — les retards sont normaux.

Gérer les déséquilibres et les absences#

Moins de femmes que prévu. Avant le discours d’introduction, retirez les numéros de table en trop dans la salle. Le nombre de tables en service doit égaler le nombre de femmes présentes, sinon les invités s’embrouillent et la rotation casse.

Moins d’hommes que prévu. Certaines femmes auront un tour sans personne en face. Mentionnez-le dans votre intro (« il pourra y avoir un ou deux tours avec une courte pause — n’hésitez pas à passer au bar »). Essayez de répartir ces creux dans la rotation plutôt que de les concentrer sur une seule table.

Retardataires (après le discours d’introduction). Glissez-les au changement de tour suivant. Ne mettez pas la salle en pause.

No-shows. À traiter comme des absents de ce genre — retirez ou sautez les tables comme indiqué. N’attendez pas au-delà de 10 minutes après l’heure de début.

H 0 : appeler la salle au calme#

Captez l’attention de tout le monde et lisez le discours d’introduction. La formulation ci-dessous fonctionne — n’hésitez pas à insérer votre prénom, mais gardez la structure : accueil → invitation à s’asseoir → règles → début.

« Bonjour à toutes et à tous, bienvenue. Je m’appelle Anna et je serai votre animatrice pour cette soirée de speed dating. Nous allons commencer dans un instant ; je vous demande donc de bien vouloir prendre place autour des tables numérotées dans la salle. Les femmes à l’intérieur, les hommes à l’extérieur. Quand tout le monde est bien installé, je vous explique comment ça marche. »

(Pause, le temps que tout le monde s’assoie.)

« Vous allez bientôt rencontrer tout le monde pour des rendez-vous de quatre minutes. Quatre minutes, c’est le temps idéal pour savoir si vous avez envie de mieux connaître quelqu’un — et pas trop long si ce n’est pas le cas !

Mesdames, vous restez à la même table toute la soirée. Messieurs, vous changez de table dans l’ordre numérique au signal de fin de chaque rendez-vous. Merci de vous déplacer rapidement pour ne pas faire attendre ceux qui vous suivent.

Prenez mentalement note des personnes que vous souhaitez revoir : après l’événement, vous saisirez vos choix sur notre site web, et vos correspondances mutuelles s’afficheront demain à 17 h. Nous ferons une courte pause à la mi-temps pour vous permettre de recharger vos boissons. Passez une excellente soirée, et votre premier rendez-vous commence maintenant. »

La première mi-temps : faire tourner la rotation#

Au moment où vous dites « votre premier rendez-vous commence maintenant », lancez votre chronomètre.

• Chaque rendez-vous dure 4 minutes. Ne cédez pas à la tentation d’allonger même si la salle est animée — le planning va vous échapper.
• À la fin de chaque tranche de 4 minutes, donnez votre signal et annoncez clairement : « C’est l’heure ! Messieurs, merci de passer à la table suivante. »
• Laissez environ 30 secondes pour le déplacement et l’installation avant de relancer le chrono.
• Tenez le compte du numéro du rendez-vous en cours. Une liste de coches sur papier ou sur téléphone suffit. C’est la chose la plus susceptible de mal tourner si vous n’êtes pas attentif.
• Si vous avez des hommes en surplus, ils attendent hors rotation dans l’ordre. Dès que la table 1 se libère au changement de tour, le suivant prend place.

Mi-temps. Avec n femmes, la première mi-temps se termine à la fin du rendez-vous n/2. Soit 12 femmes → pause après le rendez-vous 6 ; 16 femmes → pause après le rendez-vous 8. Annoncez la pause clairement :

« Nous voici à la mi-temps. Nous allons faire une pause de 10 minutes. N’hésitez pas à passer au bar ; nous reprenons à (heure). Mesdames, restez à votre table à la reprise. Messieurs, vous vous décalez d’une table par rapport à celle où vous avez terminé. »

La pause#

• 10 à 15 minutes, c’est le bon créneau. Plus, l’énergie retombe ; moins, les gens n’ont pas le temps d’aller au bar.
• Profitez de la pause pour vérifier la température de la salle (au sens propre — il fait trop chaud est une plainte fréquente), recharger votre propre verre, et jeter un œil aux Outils organisateurs pour vérifier que votre check-in est correct.
• Signalez la fin de la pause 2 minutes avant la reprise pour que les gens reviennent doucement.

La seconde mi-temps#

• Toutes les femmes reprennent leur table d’origine.
• Tous les hommes se décalent d’une table par rapport à celle où ils étaient au moment de la pause. (Si un homme était à la table 5 en partant en pause, il reprend à la table 6.)
• Relancez la rotation comme avant, 4 minutes par rendez-vous, signal à la fin.
• Continuez jusqu’à ce que chaque homme ait rencontré chaque femme.

H +Y : clôturer la salle#

Une fois le dernier rendez-vous terminé, captez à nouveau l’attention de la salle et lisez le discours de clôture. C’est un moment important — le flux de matchs après l’événement ne fonctionne que si les invités savent quoi faire.

« C’était le dernier rendez-vous de cette soirée de speed dating. J’espère que vous avez apprécié l’expérience et rencontré des personnes que vous avez envie de revoir.

Je vais maintenant vous expliquer comment vous découvrirez avec qui vous matchez. Vous pouvez vous connecter au site Fanciful pour saisir vos préférences concernant les personnes rencontrées ce soir. Pensez à mettre une photo sur votre profil, pour que tout le monde sache qui vous êtes.

Pour chaque personne, indiquez simplement Oui, Non ou Ami. Vous devez le faire avant 17 h demain : c’est à ce moment-là que nous vous enverrons vos matchs mutuels.

Vous obtenez un « Oui Match » avec toute personne que vous cochez Oui et qui vous coche Oui en retour.

Un « Match Ami » se produit quand vous vous cochez Ami mutuellement. Et vous ne matchez jamais avec quelqu’un que vous avez coché Non.

Nous vous enverrons demain un e-mail qui explique tout en détail. Merci beaucoup d’avoir joué le jeu, et bonne soirée ! »

Après l’événement#

Ce soir, avant de rentrer.

• Remerciez l’équipe du lieu. C’est grâce à elle que vous pourrez recommencer le mois prochain.
• Confirmez dans vos Outils organisateurs Fanciful que chaque participant a bien été coché. Toute personne oubliée n’apparaîtra pas dans le matching.
• Prenez une ou deux photos de la salle vide — c’est un excellent contenu pour la publication du lendemain.

Le lendemain, avant 17 h.

• Fanciful publie automatiquement les matchs mutuels à 17 h.
• Jusqu’à cette heure, les invités peuvent se connecter, retrouver les personnes rencontrées et cocher Oui / Non / Ami.
• Après 17 h, les choix sont verrouillés et un e-mail part vers chaque invité avec ses matchs.
• Vous n’avez rien à faire pour le déclencher — mais cela vaut le coup d’ouvrir le tableau de bord vers 16 h pour vérifier que personne n’est encore indiqué comme non enregistré.

Quand ça dérape#

Vous vivrez au moins un de ces cas tôt ou tard. Gérez-le avec le sourire et la soirée continue.

• Gros déséquilibre de genre à l’arrivée. Si un genre est largement plus nombreux que l’autre, faites tourner l’événement avec le plus petit nombre comme base pour le nombre de tables. Excusez-vous auprès de ceux en surplus, proposez un remboursement partiel ou une place gratuite à la prochaine. N’essayez pas de « rattraper » sur place — gardez la rotation propre.
• Un invité très en retard. Insérez-le au changement de tour suivant. S’il arrive après la mi-temps, proposez-lui un remboursement ou une place gratuite la prochaine fois ; ne perturbez pas la rotation.
• Un invité se comporte mal. Prenez-le à part entre deux tours. Soyez poli, bref, ferme. Si cela continue, demandez-lui de partir et remboursez-le ensuite. Le confort des autres invités prime.
• Le matériel lâche. Votre téléphone meurt, votre clochette casse. Servez-vous de votre voix avec une annonce claire (« C’est l’heure ! ») — la salle vous entend très bien. Vous n’avez pas besoin de tech pour faire tourner la rotation.
• Alarme incendie ou évacuation. Suspendez l’événement, évacuez selon les consignes du lieu, reprenez dès qu’on vous y autorise. Ajoutez le temps perdu au planning ; vous finirez un peu plus tard, mais la soirée tient debout.
• Vous perdez le compte du numéro de tour. Demandez à la salle : « Pardon — petite vérif, on en est à quel numéro ? » Quelqu’un saura. Mieux vaut ça que de refaire un tour en trop.

Pour aller plus loin#

• Le guide complet pour organiser un speed dating — la vue d’ensemble : tarification, calendrier, faire monter en régime un rendez-vous régulier.
• Choisir un lieu pour un speed dating — ce qu’il faut chercher, comment négocier.
• Promouvoir votre speed dating sur les réseaux sociaux — remplir la salle.

Le guide complet non abrégé, y compris le paramétrage côté back-office de vos événements, est disponible dans l’espace Outils organisateurs pour les Créateurs d’événements Fanciful validés. Votre expérience grandira avec chaque événement que vous animerez — au troisième ou quatrième, ce déroulé sera devenu un réflexe.