Le guide complet pour organiser un speed dating

Fanciful · Mis à jour le 12 décembre 2023

Introduction#

Ce guide Fanciful complet contient tout ce qu’il faut savoir pour organiser un speed dating réussi avec Fanciful. La reproduction et le partage de ce guide sont strictement contrôlés et protégés par le droit d’auteur.

Prenez le temps de le lire et de le digérer : vous éviterez ainsi de nombreux écueils susceptibles de faire dérailler un événement.

Même s’il y a beaucoup à lire, il faut garder en tête qu’organiser un speed dating est un processus simple et logique. Apprenez les étapes à l’avance, sachez quoi faire quand les choses ne se passent pas comme prévu, et vous offrirez la meilleure expérience possible aux participant(e)s.

À chaque événement organisé, vous gagnerez en compétence et, très vite, créer de bons événements deviendra une seconde nature. Vous pouvez y arriver !

Le déroulé d’un speed dating#

Si la bonne procédure est suivie, il est possible d’organiser des speed datings de qualité de façon constante. Suivez ces dix étapes et vous offrirez un bon événement à chaque fois.

Le déroulé

Préparation avant l’événement
Mise en place de la salle
Accueil et enregistrement
Placement des invité(e)s
Explication de l’événement et démarrage
Première mi-temps
La pause
Deuxième mi-temps
Clôture
Explication finale et retours

1 — Préparation avant l’événement#

Ce guide part du principe que vous avez déjà attiré du monde à votre événement et qu’une liste d’invité(e)s vous attend dans votre compte Fanciful. Voir nos autres guides sur le marketing de votre événement.

Si vous organisez un événement hétérosexuel, on suppose que vous avez un groupe équilibré (ou presque équilibré) d’hommes et de femmes sur votre liste. Et que votre lieu est adapté, réservé et prêt pour le grand jour. Nous avons aussi un guide sur le choix du lieu !

Quelques semaines avant votre événement, vous devrez vous procurer quelques accessoires essentiels. Beaucoup peuvent être fabriqués à la maison avec un ordinateur et une imprimante ; d’autres s’achètent en ligne (Amazon ou équivalents). Il vous faudra :

Des numéros de table
Des fiches de score ou du papier
Des stylos ou crayons
Des étiquettes nominatives
Une signalétique d’accueil et, en option, des t-shirts brandés
Une sonnette de fin de date

Numéros de table#

Vous devrez créer ou acheter des numéros de table pour marquer chaque table ou position de date dans votre lieu. Ces numéros indiquent l’ordre dans lequel vos client(e)s masculin(e)s tourneront entre les différentes dates de la salle, et c’est du matériel essentiel.

Certains organisateurs(rices) achètent simplement un lot de numéros de table en plastique style restaurant chez un fournisseur en ligne, d’autres préfèrent les fabriquer eux-mêmes. Vous pouvez les faire à la main ou créer une version brandée sur ordinateur et l’imprimer. Certains les plastifient et les plient, d’autres les font faire sur mesure avec leur logo. Des artisan(e)s sur Etsy peuvent aussi vous les fabriquer. Quelle que soit l’option, vous aurez besoin de numéros pour marquer les positions de date à votre événement.

Fanciful propose des modèles Word et Canva gratuits pour ces numéros, que vous pouvez personnaliser et imprimer vous-même en tant qu’utilisateur(rice) Fanciful. Vous pouvez choisir de les faire imprimer en pro ou les imprimer simplement à la maison et les plastifier pour qu’ils durent.

Il vous faut autant de numéros de table que de dates maximum à votre événement. Par exemple, si vous avez 10 hommes et 10 femmes, vous aurez 10 dates. Le maximum pratique est de 20 dates, donc nous vous conseillons de créer des numéros de table de 1 à 20 en amont.

Fiches de score et crayons#

Bien qu’optionnelles, beaucoup de créateur(rice)s d’événements Fanciful aiment donner à leurs client(e)s une fiche de score pour noter qui ils ont rencontré. Là encore, nous proposons des modèles personnalisables, mais vous pouvez facilement concevoir les vôtres.

Vos client(e)s peuvent évidemment se connecter à leur compte Fanciful et saisir leurs préférences Oui ou Non directement sur le site s’ils préfèrent. Certain(e)s préfèreront prendre quelques notes sur papier pour les aider à se souvenir de chacun(e). Nous recommandons d’en avoir quelques-unes sous la main même si vous ne souhaitez pas en distribuer à tout le monde.

Certain(e)s organisateurs(rices) aiment avoir des stylos brandés à leur image pour la pub. D’autres achètent simplement des boîtes de stylos ou crayons basiques en gros : à vous de voir.

Étiquettes ou badges nominatifs#

Les étiquettes ou badges nominatifs sont optionnels et leur usage dépend de votre préférence. Certain(e)s organisateurs(rices) trouvent que les badges donnent un air plus pro à leur événement, d’autres pensent qu’ils mettent les invité(e)s mal à l’aise. À vous de choisir.

Là encore, nous fournissons un modèle Word personnalisable à votre marque. Voir la section ressources hôte dans votre compte.

Signalétique d’accueil, t-shirts et autres#

Cela vaut la peine de créer ou de faire fabriquer un panneau d’accueil pour donner un air professionnel à votre événement. Certain(e)s organisateurs(rices) vont plus loin et font faire des roll-ups pour renforcer le branding.

Les t-shirts brandés sont populaires chez les hôtes de speed dating, mais entièrement optionnels.

Enfin, certain(e)s organisateurs(rices) aiment apporter des décorations de table, des bougies et des flyers imprimés. Les options sont infinies, mais d’expérience, les bougies (vraies ou LED) donnent un super rendu pour les fameux posts et reels sur les réseaux.

Sonnette ou sifflet#

Certain(e)s hôtes aiment signaler la fin de chaque date avec une sonnette. Une sonnette d’accueil à bouton-poussoir style hôtel convient bien, car le son est doux mais porte loin.

2 — Mise en place de la salle#

Vous devez veiller à ce que votre lieu soit au mieux avant le démarrage de l’événement. Disposez tables et chaises par paires pour chaque date autour de la salle. Vérifiez que les personnes puissent circuler facilement entre les positions et qu’il y ait un espace raisonnable entre les tables. Cela vaut le coup de prendre le temps de soigner l’ambiance et de vérifier que l’agencement est adapté au speed dating. Quelques points à considérer.

Vérifiez que toutes les tables sont propres, libres de verres vides ou de désordre, et que la salle est nette et rangée.
L’éclairage est important : assurez-vous qu’il n’est ni trop fort ni trop tamisé, et faites ajuster par le/la propriétaire du lieu si besoin.
Tables et chaises sont droites et réparties uniformément autant que possible, permettant aux client(e)s de circuler librement entre les positions.
La musique de fond passe à un volume assez bas pour permettre une conversation aisée.
Si vous en utilisez, les bougies sont allumées et placées au centre des tables. Cela peut créer une superbe ambiance.
Les numéros de table sont placés logiquement pour créer un circuit de tables facile à suivre.
Vos numéros sont placés au centre de la table, pour que tout le monde voie facilement quelle est la table suivante.
Positionnez vos numéros pour que le plus haut (ex. #15) soit proche du plus bas (ex. #1) si possible. Quand vos invité(e)s auront daté la personne à la table la plus haute, ils devront passer à la table #1 — aidez-les à la trouver facilement.
S’il y a un bar et qu’il sera ouvert, le/la barman(maid) est-il(elle) prêt(e) ? Sera-t-il(elle) prêt(e) à servir dès votre heure d’ouverture des portes ? Assurez-vous que tout le monde dans le lieu connaît vos horaires et attentes.
Faites le tour des tables. Sera-t-il facile pour les hommes de passer d’une table à l’autre, y a-t-il assez d’espace entre les tables ? Est-il toujours évident où aller ensuite ?
Choisissez votre zone d’enregistrement. Elle doit être aussi proche que possible de l’entrée des invité(e)s. Les fiches de score et crayons doivent être proprement disposés. Votre sac et manteau, etc. doivent être rangés hors de vue.
La salle a-t-elle l’air aussi bien qu’elle peut l’être ?

Visez à avoir votre lieu prêt 30 minutes avant l’heure d’arrivée choisie.

Zone d’enregistrement

Choisissez un endroit aussi proche que possible de l’entrée de la salle, avec l’espace nécessaire pour poser vos fiches de score et crayons. Les invité(e)s doivent vous voir clairement en arrivant, et il doit être évident que c’est vous qui gérez l’événement.

C’est important parce que les gens ont acheté des billets pour un événement. Si personne n’est là pour les accueillir à l’arrivée, expliquer le déroulé et les enregistrer, ça ne donnera pas l’impression d’une occasion bien organisée et pro.

3 — Accueil et enregistrement#

Connectez-vous à votre espace organisateur Fanciful, sélectionnez l’événement et ouvrez la liste des invité(e)s pour cet événement.

À leur arrivée, accueillez chaleureusement et professionnellement vos invité(e)s avec un contact visuel et un sourire.

Présentez-vous comme l’hôte et cliquez sur « check in » à côté de leur nom sur la page de check-in de votre espace organisateur Fanciful pour cet événement. Ce geste active le matching post-événement pour cet(te) invité(e) et génère également un numéro d’ID unique : c’est une étape essentielle.

Inscrivez leur nom et leur numéro d’ID attribué sur la fiche de score et remettez-la-leur avec un crayon. Dites-leur que vous expliquerez bientôt le format de l’événement et que celui-ci démarrera quand tout le monde sera arrivé. Précisez qu’ils peuvent s’asseoir où ils veulent en attendant le début.

Notes importantes :

Il est essentiel que tou(te)s vos invité(e)s soient enregistré(e)s dans le système de check-in Fanciful, même les retardataires. Sans cela, ils n’apparaîtront pas dans le système de matching et ne pourront ni se matcher ni échanger de messages avec les personnes qu’ils ont rencontrées.

Évitez de répondre à trop de questions des invité(e)s pendant le check-in. Votre priorité est d’enregistrer tout le monde le plus vite possible. Dites-leur que vous expliquerez le fonctionnement à l’ensemble du groupe sous peu.

Invité(e)s arrivant seul(e)s

Les invité(e)s qui arrivent seul(e)s, particulièrement les femmes, apprécient en général d’être présenté(e)s à d’autres groupes pour ne pas attendre seul(e)s. Faites de votre mieux pour être accueillant(e) et aidant(e).

Retardataires et événements qui traînent

Il vous arrivera d’avoir des retardataires et de ne pas pouvoir démarrer un événement. C’est particulièrement difficile en cas de déséquilibre hommes/femmes. Si vous attendez encore plusieurs personnes après l’heure de début, vous devez annoncer au groupe que le démarrage est différé le temps d’attendre les retardataires. La communication avec les invité(e)s est clé à ce moment-là.

Il n’est pas conseillé de retarder le démarrage de plus de 10 à 15 minutes.

Si quelqu’un arrive juste après le démarrage de l’événement, enregistrez-le(la), donnez-lui une fiche de score et asseyez-le(la) là où c’est pertinent.

4 — Placement des invité(e)s#

Quand vous êtes prêt(e) à démarrer, c’est une bonne idée d’asseoir votre groupe avant d’expliquer le format. Cela vous permet d’être facilement entendu(e).

Rappelez-vous que vous pouvez personnaliser ceci comme vous le souhaitez, mais commencez par quelque chose comme :

« Bonjour et bienvenue. Je m’appelle [VOTRE NOM] et je suis votre hôte pour le speed dating de ce soir. Nous allons démarrer maintenant, donc je vous invite tou(te)s à prendre place à l’une des tables numérotées dans la salle. Les femmes côté intérieur, les hommes côté extérieur. Une fois tout le monde bien installé, je vous expliquerai comment ça fonctionne. »

À ce moment-là, il faut s’assurer qu’une femme et un homme sont assis à chaque table par paires, en remplissant autant de tables que possible. Veillez à ce que la femme soit assise sur le siège le plus difficile d’accès à chaque table, puisqu’en général ce n’est pas elle qui bougera.

Veillez, autant que possible, à remplir les sièges par couples, et mentionnez aux personnes seules que vous viendrez leur parler sous peu.

5 — Explication de l’événement et démarrage#

En supposant que votre groupe est maintenant correctement assis, vous devrez à nouveau attirer l’attention de tout le monde et délivrer l’explication de l’événement aussi clairement que possible.

« Puis-je avoir à nouveau votre attention ?

Vous allez sous peu rencontrer tout le monde lors de speed dates de quatre minutes. Pour les femmes : vous restez à votre table pour toute la soirée. Messieurs : vous tournerez de table en table dans l’ordre numérique au signal donné après chaque date — bougez rapidement pour ne pas retarder les personnes derrière vous.

Vous avez une fiche de score pour suivre qui vous avez rencontré ce soir. Quand vous rencontrez quelqu’un, demandez-lui son numéro d’ID et notez-le sur votre fiche. Puis, à la fin de chaque date, décidez si c’est OUI ou NON, et prenez éventuellement quelques notes pour vous souvenir de la personne.

Vous saisirez ces préférences dans votre compte sur le site Fanciful pour découvrir avec qui vous avez matché.

Le speed dating se joue en deux mi-temps. À la fin de la première, nous ferons une courte pause pour que vous puissiez refaire le plein de boissons.

Votre premier date commence maintenant ! »

À cet instant, lancez votre premier minuteur de 4 minutes pour chronométrer le premier date. Regardez autour du groupe. Repérez quel homme est assis à la table portant le numéro le plus élevé de la salle : il faudra peut-être lui rappeler d’aller à la table #1 à la fin du date. Beaucoup de gens utilisent le chronomètre de leur téléphone, parce que c’est facile de perdre le fil. Quatre minutes, ce n’est pas long !

Cela vaut le coup de noter le nombre de dates que vous avez annoncés pour ne pas perdre le compte. Décidez à quel moment vous appellerez la pause et combien de temps elle durera.

Fin du premier date#

Quand le temps est écoulé, signalez la fin du date en faisant sonner votre sonnette et demandez aux hommes de passer à la table suivante dans l’ordre numérique.

Certains hommes seront lents, ils le sont toujours ! Repérez les lents, tapotez-leur poliment l’épaule et demandez-leur d’avancer pour que l’événement reste sur le plan prévu.

Vérifiez que l’homme à la table la plus haute s’est bien déplacé à la table numéro un.

Malgré la simplicité, certains hommes parviendront à se perdre, à tenter de s’asseoir à la mauvaise table ou à sortir de l’ordre numérique. C’est votre rôle d’hôte de les surveiller et de vérifier qu’ils vont au bon endroit. En général, ils prennent le pli après quelques dates.

6 — La première mi-temps#

Durée des dates

Le temps de date à donner dépend du nombre de dates à l’événement. Si l’événement a 17 à 20 dates, donnez 4 minutes. 14 à 17 : 4,5 minutes. 10 à 14 dates : 5 minutes. 10 dates ou moins : 6 minutes. La plupart des gens utilisent une appli chronomètre pour suivre.

Personnes seules

Il est peu probable que toutes les personnes ayant acheté un billet se présentent, ce qui peut créer un déséquilibre entre le nombre d’hommes et de femmes dans la salle. C’est même un scénario très probable.

En cas de déséquilibre, le genre minoritaire devra passer son tour sur certains dates. Par exemple, s’il y a deux hommes en moins que de femmes, chaque femme passera deux dates à attendre seule.

Pendant ces dates, c’est le rôle de l’hôte d’aller parler aux personnes concernées et de leur expliquer pourquoi elles attendent.

7 — La pause#

Annoncez la pause quand vous avez atteint le milieu de l’événement que vous aviez prévu.

« Nous avons atteint le milieu de l’événement, nous allons donc faire une pause de 10 minutes. Allez-vous chercher un verre et on se retrouve ici dans 10 minutes pour la deuxième mi-temps. »

Nous recommandons vivement de proposer une pause très courte pour maintenir la dynamique.

Au bout de 5 minutes, circulez pour prévenir que la deuxième mi-temps commence dans 5 minutes. Il est important que l’événement reste à l’heure.

8 — La deuxième mi-temps#

Quand la pause est terminée, annoncez le démarrage de la deuxième mi-temps et demandez aux gens de revenir à leur place.

« Nous allons commencer la deuxième mi-temps. Mesdames, retournez aux sièges où vous étiez avant ; messieurs, avancez d’une table. Dès que tout le monde est assis, la deuxième mi-temps commence. »

La deuxième mi-temps se déroule comme la première. Tenez le compte des dates effectués sur papier pour savoir quand mettre fin à l’événement.

À noter : occasionnellement, certaines personnes partent à la pause. On n’y peut pas grand-chose, mais si vous voyez des gens se diriger vers la sortie, cela vaut le coup d’essayer de les retenir. Expliquez que s’ils partent, ils gâchent le format de l’événement pour tout le monde.

Cela les convainc parfois de rester, et cela vous rend la vie beaucoup plus facile en tant qu’hôte.

9 — Clôture#

Pendant le dernier date, ramassez tous les numéros de table et rangez-les.

10 — Explication finale#

Quand vous avez atteint la fin du dernier date, faites sonner votre sonnette trois fois. Assurez-vous d’avoir l’attention du groupe et délivrez le discours de clôture.

« C’était le dernier date du speed dating de ce soir, j’espère que vous avez passé un super moment et rencontré des personnes que vous voulez revoir. Je vais maintenant vous expliquer comment vous découvrirez avec qui vous avez matché.

Dès maintenant, vous pouvez vous connecter à Fanciful pour saisir vos préférences sur les personnes rencontrées ce soir.

Vous verrez une liste de tout le monde sous « Mes événements ». Sélectionnez simplement chaque personne comme un oui ou un non et sauvegardez chaque choix.

Merci de faire vos sélections avant 17 h demain : c’est l’heure à laquelle nous publierons vos matchs réciproques et vous pourrez leur envoyer des messages via l’appli.

Vous aurez un match « oui » avec toute personne que vous cochez oui et qui vous coche oui en retour. Nous vous enverrons un e-mail demain qui explique tout en détail.

Merci encore d’être venu(e)s ce soir, et n’hésitez pas à rester un peu pour prendre quelques verres au bar. Si vous avez des questions, je reste dans le coin un moment pour vous aider.

Merci ! »

Fin et retours

Après l’événement, il est normal que les invité(e)s aient quelques questions. Vous voudrez rester sur place un moment pour leur parler.

C’est aussi le bon moment pour solliciter des retours sur l’événement. Vous pouvez apprendre beaucoup des expériences de vos client(e)s.

Notes de conduite#

Responsabilités de l’hôte

Nous voulons tou(te)s offrir la meilleure expérience possible à nos client(e)s : veillez à ce que vos événements soient organisés professionnellement et que chacun(e) reparte avec le sentiment d’avoir vécu quelque chose qui mérite d’être recommandé à ses ami(e)s.
C’est la responsabilité de l’hôte de veiller à ce que les événements se déroulent correctement et efficacement. Toutes les personnes présentes doivent comprendre pleinement le déroulé et passer un bon moment. Elles doivent repartir en sachant exactement comment le système de matching fonctionnera et ce qui se passe ensuite.

Affaires des invité(e)s

On vous demandera peut-être s’il y a un vestiaire. S’il n’y en a pas, ne proposez en aucun cas de garder manteaux, sacs, etc. La meilleure réponse est : « Il n’y a pas de vestiaire ici, mais je pose mes affaires là-bas et nous avons la salle privatisée. »

Vous ne voulez pas être tenu(e) responsable si des objets de valeur disparaissent.

Code vestimentaire de l’hôte

Les hôtes doivent être bien présenté(e)s et habillé(e)s en smart casual. Pour les hommes : un jean ou un pantalon habillé avec une chemise repassée. Une veste ou un blazer en plus est préférable. Pour les femmes : un jean ou un pantalon ou une jupe habillés avec un haut. Chaussures en cuir ou baskets habillées préférées.
Shorts, t-shirts/débardeurs et polos, tenue de sport, casquettes, jeans déchirés ou hoodies ou tout ce qui est trop casual sont à éviter.
L’objectif : un look soigné/élégant, mais pas trop formel.

Ponctualité

Les hôtes doivent arriver à l’heure au lieu de l’événement, au plus tard 30 minutes avant l’heure de début. Les retards ne sont pas acceptables.
La gestion du temps est extrêmement importante pour maintenir le professionnalisme de nos événements. Vous devez surveiller de près la durée allouée à chaque date en réglant un minuteur ou en notant l’heure de démarrage de chaque date. Ne vous fiez pas à votre mémoire.
Tenez aussi le compte du numéro de date en cours en notant chaque démarrage sur papier.

S’adresser au groupe

Aussi évident que cela puisse paraître, il est essentiel d’avoir l’attention de tout le monde quand vous prévoyez de vous adresser au groupe. Ne commencez en aucun cas votre explication tant que certain(e)s participant(e)s parlent encore : une partie du groupe ne recevra pas le message. La communication est l’un des facteurs les plus importants pour réussir un événement.

Réclamations

Si vous recevez une réclamation, faites de votre mieux pour apaiser le(la) client(e) et restez courtois(e). Notez tous les détails de la réclamation pour y donner suite le lendemain.

Professionnalisme

Les hôtes ne doivent jamais se mettre en état d’ivresse, demander des coordonnées personnelles ou de réseaux sociaux à des client(e)s, ni agir de manière non professionnelle pendant ou après un événement.
Les pauses cigarette pendant les dates ou pendant la pause sont acceptables à condition de ne pas retarder ni perturber le déroulé.

Et enfin

Si la plupart des événements se passent bien, avec la meilleure volonté du monde, certains ne se passent pas comme prévu. Des personnes ne se présenteront pas, les ventes pourront être lentes, et des problèmes surgiront. Faites simplement de votre mieux pour rester calme et donner une bonne impression en gardant tout le monde content !

P.S. Une note sur la personnalité.

C’est VOTRE événement. C’est VOUS l’hôte et les gens doivent vous voir comme tel(le). Essayez d’équilibrer autorité et humour. Il ne doit y avoir aucun doute sur le fait que c’est VOUS qui dirigez.

Nous vous encourageons à être engageant(e), drôle et adaptable à votre manière. Vos événements doivent être cohérents et professionnels, et si les points et suggestions ci-dessus sont respectés — ils le seront !

Bonne chance et, surtout, AMUSEZ-VOUS !